Aby móc przekazywać faktury do systemu KSEF należy wpierw zalogować się do aplikacji podatnika i wygenerować w niej tzw. token czyli pewnego rodzaju hasło, które umożliwi programowi zewnętrznemu jakim jest Smart System możliwość przekazywania faktur w Twoim imieniu do systemu KSEF. Token musi zawierać uprawnienia „dostęp do faktur” i „wystawianie faktur”, aby program Smart System działał poprawnie. Poniżej przykład z aplikacji podatnika, w której generowany jest właśnie taki token:
Konfiguracja KSEF dla programu Smart System
Po uzyskaniu tokena z aplikacji podatnika należy przekopiować go do programu Smart System. W zależności od tego czy programu Smart System używamy tylko dla jednej naszej firmy czy dla wielu postępowanie w zakresie konfiguracji będzie odmienne.
Jeśli masz tylko jedną firmę wówczas token należy wprowadzić w menu Konfiguracja/Globalne parametry programu (ten i inne komp.), poniżej przykład:
Jeśli masz więcej niż jedną firmę obsługiwaną przez program Smart System wówczas osobne tokeny dla każdej firmy należy wprowadzić w menu Konfiguracja/Definiowanie magazynów:
W tym przypadku należy dodatkowo ustawić pole „Podatnik KSEF” na firmę obsługującą dany magazyn, a sam token należy wkleić do każdego magazynu danej firmy.
W obu przypadkach oprócz tokenu należy ustawić pole „Rodzaj tokena” i w tym polu wybieramy opcję: „ze środowiska produkcyjnego” tak jak pokazano na powyższych zdjęciach.
W wyniku przeprowadzeniu powyższej konfiguracji w module Sprzedaż w oprogramowaniu Smart System, lista dokumentów sprzedaży zmieni wygląd i pojawi się w niej dodatkowa kolumna „Nr KSEF”, w której zwrotnie po wysłaniu dokumentu do KSEF będziemy widzieli otrzymywany numer.
Komunikacja z KSEF
Do komunikacji z KSEF używamy modułu Raporty z pakietu Smart System, w którym mamy do dyspozycji m.in. zakładkę „KSEF – wysyłanie”.
Tam można określić jakie rodzaje dokumentów sprzedaży i z jakich magazynów będą przekazywane do systemu KSEF oraz z jakiego zakresu dat. Po wybraniu odpowiednich opcji użycie przycisku „Przekaż faktury sprzedaży do KSEF” spowoduje wysłanie faktur spełniających kryteria do systemu KSEF oraz zwrotnie odebranie z systemu numeru KSEF dla każdego dokumentu. W trakcie wysyłki w oknie komunikatów będzie można śledzić informacje zwracane przez system. Poprawne przesłanie faktury do KSEF oznacza wprowadzenie faktury do obiegu (nawet gdy jeszcze nie otrzymała swojego numeru KSEF). Jednocześnie faktura taka gdy już ten numer zostanie jej nadany staje się widoczna przez odbiorcę (nabywcę z faktury), który od tego momentu może również zobaczyć ją na swoim koncie KSEF.
Proces komunikacji z KSEF zawsze składa się dwóch części: najpierw faktury są wysyłane, a następnie sprawdzane jest czy przesłanym fakturom zostały nadane numery w KSEF. Może się tak zdarzyć (co będzie częste), że zaraz po wysłaniu nie otrzymamy tych numerów. Wówczas za chwilę możemy ponowić wysyłkę i te numery powinny zostać pobrane i przypisane do naszych faktur. Może się również zdarzyć, że na fakturze jest jakiś błąd, który uniemożliwia wysyłkę takiej faktury. W takim przypadku do pola z numerem KSEF zostanie wstawiona informacja „<błąd>” oraz w historii wysyłki będą widoczne szczegóły, na podstawie których będziemy wiedzieć mniej więcej gdzie trzeba poprawić fakturę. Taką informację również uzyskamy poprzez próbę eksportu dokumentu sprzedaży do pliku xml. Opcja ta dostępna jest w liście faktur.
Jak często wysyłać do KSEF?
Teoretycznie można by na koniec miesiąca wysłać wszystkie faktury z danego okresu rozliczeniowego (o ile klienci mogą czekać do końca miesiąca), ale zalecamy, aby to robić raz dziennie np. po zamknięciu sklepu. Trzeba mieć na uwadze, że faktura przekazana do KSEF nie może być już poprawiana dlatego też nie należy nadmiernie spieszyć się z wysyłką, bo gdy zrobiliśmy pomyłkę w fakturze, która została już wysłana jedyną możliwością jej poprawy jest utworzenie korekty faktury.
Co gdy KSEF nie działa?
Będzie przygotowana procedura na wypadek niedziałania KSEF. Według informacji z chwili powstania tego wpisu będzie się generowało tradycyjne faktury ale kodem QR, a gdy system KSEF wróci do działania te faktury będzie się wysyłało do KSEF. Szczegóły zostaną przekazane w kolejnych wpisach.
Mam fakturę od dostawcy, czy mogę ją również wprowadzić np. jako PZ do magazynu?
Tak, zapraszamy do dalszej lektury bloga.