Aby móc odbierać faktury z systemu KSEF należy wpierw zalogować się do aplikacji podatnika i wygenerować w niej tzw. token czyli pewnego rodzaju hasło, które umożliwi programowi zewnętrznemu jakim jest Smart System możliwość odbieranie faktur w Twoim imieniu do systemu KSEF. Token musi zawierać minimalnie uprawnienie „dostęp do faktur”, ale dobrze jest również dodać uprawnienie do „wystawianie faktur” przez co będzie można również wysyłać swoje faktury do KSEF. Poniżej przykład z aplikacji podatnika, w której generowany jest właśnie taki token:
Konfiguracja KSEF dla programu Smart System
Po uzyskaniu tokena z aplikacji podatnika należy przekopiować go do programu Smart System. W zależności od tego czy programu Smart System używamy tylko dla jednej naszej firmy czy dla wielu postępowanie w zakresie konfiguracji będzie odmienne.
Jeśli masz tylko jedną firmę wówczas token należy wprowadzić w menu Konfiguracja/Globalne parametry programu (ten i inne komp.), poniżej przykład:
Jeśli masz więcej niż jedną firmę obsługiwaną przez program Smart System wówczas osobne tokeny dla każdej firmy należy wprowadzić w menu Konfiguracja/Definiowanie magazynów:
W tym przypadku należy dodatkowo ustawić pole „Podatnik KSEF” na firmę obsługującą dany magazyn, a sam token należy wkleić do każdego magazynu danej firmy.
W obu przypadkach oprócz tokenu należy ustawić pole „Rodzaj tokena” i w tym polu wybieramy opcję: „ze środowiska produkcyjnego” tak jak pokazano na powyższych zdjęciach.
Komunikacja z KSEF
Do komunikacji z KSEF używamy modułu Raporty z pakietu Smart System, w którym mamy do dyspozycji m.in. zakładkę „KSEF – pobieranie”.
Tam można określić z jakiego zakresu dat będą pobierane faktury zakupu z systemu KSEF. Po wybraniu odpowiednich opcji filtrujących użycie przycisku „Pobierz faktury zakupu z KSEF” spowoduje pobranie listy faktur spełniających kryteria i wyświetlenie ich na liście poniżej. W przypadku większej ilości dokumentów spełniających kryteria wyszukiwania można użyć przycisku „Następna strona” aby pobrać kolejną porcję faktur zakupu. Powyższa lista służy do znalezienia odpowiedniej faktury zakupu, którą chcemy zaimportować do systemu Smart. Faktura zakupu można zostać zaimportowana albo do modułu Kasa albo do modułu Magazyn (lub w oba te miejsca w zależności czy używamy tych modułów).
Import dokumentu magazynowego
Komunikacja z KSEFJeśli chcemy przyjąć zakupiony towar do magazynu do modułu Magazyn oprogramowania Smart System, wówczas w tym celu zaznaczamy odpowiednią fakturę zakupu na liście faktur i naciskamy przycisk „Utwórz dokument magazynowy”. Wówczas program sprawdzi czy mamy już wprowadzonego tego dostawców do listy kontrahentów, a jeśli nie to poproszeni o utworzenie danych kontrahenta. Następnie pojawi się okno jak poniżej:
Pojawi się okno z listą pozycji towarowych z faktury zakupu (zdjęcie powyżej). Okno to służy to sparowania pozycji towarowych od dostawcy z odpowiednimi towarami w Twoim magazynie. W oknie wyświetlane są nazwy towarów jakie ma w swoim systemie magazynowym dostawca oraz analogiczne odpowiedniki tych towarów odnalezione w Twojej bazie danych. Początkowo program nie odnajduje towarów w twoim systemie, ale po jednorazowym ręcznym wskazaniu będzie już robił to automatycznie przy kolejnych importach (o ile oprogramowanie dostawcy towarów przekazało do KSEF skróty towarów (zwane również indeksami)). Jak widzimy na powyższym zdjęciu skróty towarów przekazał dostawca (są wyświetlone w pierwszej kolumnie listy). Naszym zadaniem jest przypisanie towaru z listy towaru dla każdej pozycji tej listy, dla której nie ma zidentyfikowanego skrótu w drugiej kolumnie. W tym przypadku w trzech wierszach nie ma takiej identyfikacji. Zatem dwukrotnie klikamy w pierwszy wiersz i wybieramy towar z listy towarów odpowiadający opisowi przekazanemu przez dostawcę na fakturze zakupu. Przykład poniżej:
Wybrana pozycja towarowa zostanie sparowana z towarem dostawcy:
I tak należy postępować z wszystkimi towarami na liście. Każde takie sparowanie zapisuje się trwale w kartotece towarowej:
Dzięki temu przy kolejnym zakupie tego samego towaru od tego samego dostawcy nie będzie trzeba dokonywać już ręcznego parowania towarów, a sam proces importu będzie znacznie szybszy.
Po sparowaniu wszystkich towarów z listy zakańczamy proces i zatwierdzamy listę oraz wybieramy rodzaju dokumentu magazynowego, który zostanie ostatecznie utworzony.
Import dokumentu kosztowego
Importowanie dokumentu kosztu do modułu Kasa jest znacznie prostsze bo nie wymaga importu pozycji towarowych. Import wykonuje się w następujący sposób:
I po uzupełnieniu innych dla Ciebie ważnych pól np. związanych z rozliczeniem podatkowym itp. można zatwierdzić dokument kosztowy.
Wystawiam też faktury sprzedaży, czy mogę je również wysyłać do KSEF?
Tak, zapraszamy do dalszej lektury bloga.