Pomysł polega stworzeniu w KSEF jednostki wewnętrznej, która będzie symbolizowała pewien dział naszej firmy np. taki, który zajmuje się wprowadzaniem do magazynu faktur zakupowych jako dokumentów PZ. Chcemy umożliwić, aby do osoby zajmującej się wprowadzaniem dokumentów PZ trafiały wyłącznie dokumenty przeznaczone dla niej oraz żeby nie widziała ona pozostałych faktur zakupu. W tym celu przy zakupie przeznaczonym do wprowadzenia na PZ oprócz podania danych naszej firmy jako nabywcy (NIP, Nazwa itp.) będziemy musieli poprosić sprzedawcę aby dodatkowo dopisał na fakturze jednostkę wewnętrzną jako Podmiot3 z rolą Odbiorca. Jednostka będzie identyfikowana za pomocą identyfikatora wewnętrznego. Poniżej pokażemy jak uzyskać taki identyfikator oraz jak skonfigurować program Smart, aby odczytywał tylko faktury zakupowe w których podany został identyfikator wewnętrzny.
W tym przykładzie zakładamy, że masz już dostęp do KSEF.
1. Musimy dodać administratora jednostki wewnętrznej poniżej przykład gdzie występujemy jako NIP: 4828922964 i używamy opcji „Dodaj administratora”, następnie tworzymy nową jednostkę podrzędną dla który zostanie utworzony identyfikator 96306. W tym przykładzie podajemy siebie jako administratora:
2. Następnie musimy zalogować się do KSEF podając kontekst logowania jako identyfikator wewnętrzny w powyższym przykładzie jest to 4828922964-96306 i tam nadać sobie uprawnienia co najmniej do przeglądania faktur. Do tego celu używam opcji „Nadaj uprawnienia”.
3. W kolejnym kroku po nadaniu uprawnień musimy wylogować się z kontekstu i zalogować ponownie na ten sam kontekst aby nadane wcześniej uprawnienia się wczytały. Wówczas należy wygenerować token:
4. Następnie token kopiujemy do Smarta do okna definiowania magazynów w menu Konfiguracja/Definiowanie magazynów:
Od tego momentu jeśli ktoś wystawi nam fakturę to osoba, która ma dostęp do pobierania faktur dla magazynu, w którym zdefiniowaliśmy token będzie w stanie pobierać faktury, w których jako podmiot3 został podany identyfikator jednostki wewnętrznej o numerze 96306. Osoba nie będzie widziała pozostałych faktur w tym również tych, które w ogóle nie mamy zamiaru procesować (np. faktury scamowe itp.), natomiast w głównym kontekście logowania do KSEF będą widoczne wszystkie faktury (również te z jednostek wewnętrznych).